Цифровые секреты успешного управления лабораторией
Руководители говорят, что приложения обеспечивают бесперебойную работу их исследовательских групп.
Кристи Бахлай чувствовала себя так, словно была погребена под грудой виртуальных липких бумажек. Как и многие руководители она, специалист по вычислительной экологии ценит то, что ее коллектив использует приложение для обмена сообщениями Slack для виртуальных "разговоров по душам". Но она считает, что приложение не справляется с управлением различными проектами, над которыми работает ее лаборатория - темы, идеи и долгосрочные цели теряются за разговорами и мемами.
"Slack - не лучший способ записать что-либо для потомков", - говорит Бахлай, которая руководит группой из семи человек в Кентском государственном университете в Огайо. Поэтому в мае она решила пригласить всех в Trello. Это программное обеспечение для управления проектами действует как виртуальная доска объявлений, которой можно делиться, и Бахлай надеется, что это даст членам группы ощутимый способ продвигать свои исследования к общим целям.
"Это оцифровка моего желтого бумажного блокнота", - говорит она о своем аналоговом подходе к отслеживанию проектов. И, что важно, она не может его потерять, в отличие от своего блокнота.
Когда дело доходит до оптимизации коммуникаций, организации инвентаризации и общего управления проектами и лабораториями, руководители групп часто ищут цифровые инструменты, которые выходят за рамки привычных Google Docs, Zoom, Slack и GitHub. Эти инструменты особенно помогают исследователям, которые руководят группами в диапазоне 5-15 человек, у которых нет штатного руководителя лаборатории или административной помощи и которым нужны недорогие программные решения (см. "Шесть программ, которые нравятся руководителям групп"). (Если не указано иное, приведенные здесь программные приложения имеют бесплатный вариант для академических и некоммерческих исследователей).
Шесть программ, которые нравятся руководителям групп:
- AnyDesk - бесплатное программное обеспечение для удаленного доступа к компьютерам и управления ими.
- Apps Script от Google автоматизирует действия в пакете приложений Google.
- Benchling - это набор приложений для биологических наук с инструментами для проектирования ДНК.
- Google Keep - это отличный способ обмена короткими списками реактивов или лабораторных дел, доступ к которым можно получить с мобильного телефона.
- Quartzy централизует лабораторные заказы и составляет карты инвентаризации.
- Voice Dream преобразует текст в голос и может использоваться для прослушивания PDF-документов так же, как и аудиокниг.
"По иронии, многие из этих инструментов направлены на то, чтобы люди не сидели все время перед экраном", - говорит специалист по вычислительной биологии Марк Герштейн из Йельского университета в Нью-Хейвене, штат Коннектикут. "Я не думаю, что это помогает людям думать". Но, по его словам, исследователи развивают творческий потенциал, когда разговаривают и записывают идеи вместе, будь то на телефоне, планшете, ноутбуке или при личной встрече.
Управление большими проектами
Группа Бахлай исследует сообщества насекомых, в том числе используя звук для оценки размера популяции. Группа справилась с пандемией, используя сочетание Zoom и Google Docs для обсуждения задач, которые "горели", но более долгосрочные цели постоянно выпадали из поля зрения. Trello, как она надеется, поможет устранить эти пробелы. Используя Trello, Бахлай может разбивать задачи на этапы и назначать каждый из них сотруднику лаборатории. Например, для проекта полевых работ по записи песен кузнечиков и катидид ее команде необходимо установить устройства для записи звука. Устройства оснащены перезаряжаемыми батареями, поэтому одно из заданий - поручить кому-то найти, проверить и зарядить батареи. Trello также позволяет Бахлай получить "вид с высоты 30 000 футов" на исследования ее группы. Она предоставляет место для хранения ссылок на Google Docs, которые она ведет в лаборатории. И, по ее словам, это позволяет ей быть подотчетной. Члены группы "смогут сказать мне: "Ты еще не просмотрела работу Кэти"".
Мэри-Энн Леа, эколог по морским хищникам из Университета Тасмании в Хобарте, Австралия, испытывает онлайн-приложение Miro, как для своей собственной группы, так и для интеграции междисциплинарной работы нескольких групп и учреждений. Многие из проектов группы Леа входят в проект "Стражи Юго-Восточной Австралии" (South Eastern Australia Sentinels), в котором участвуют восемь коллективов из академических, правительственных и некоммерческих организаций и который отслеживает здоровье, поведение и взаимодействие с людьми морских птиц и морских млекопитающих, а также то, как морские тепловые фронты влияют на животных. С таким количеством движущихся компонентов каждому трудно "увидеть, как его кусочек головоломки вписывается в целое", - говорит Леа. Ей нужен инструмент, который будет управлять проектами, генерировать идеи и консолидировать планирование. "Я думаю, что Miro сможет сделать все это за нас".
Леа ожидает, что Miro будет особенно полезен студентам, у которых есть проект на 1-2 года, чтобы иметь возможность наметить свои задачи, и она проводит бета-тестирование этой идеи с одной из своих студенток-отличниц, изучающей пингвинов. Они создали свои собственные доски Miro и обмениваются ими друг с другом. "Она может видеть мое масштабное мышление и то, как ее проект вписывается в него, а я могу видеть, что планирует она", - говорит Леа.
Цифровые средства общения
Для К. Титуса Брауна, биоинформатика, проводящего большую часть своего рабочего дня в Калифорнийском университете в Дэвисе перед экраном, ценны старые добрые беседы с членами его лаборатории. Но Браун ненавидит собрания - особенно повторяющиеся мероприятия. "Я принципиально против еженедельных собраний, на которых люди, застрявшие на чем-то, вынуждены обсуждать это", - говорит он. Тем не менее, он хочет, чтобы 15 членов его Лаборатории интенсивной биологии могли легко связаться с ним, чтобы пообщаться тет-а-тет.
Однажды Браун обнаружил, что тратит больше времени на электронную почту и опросы Doodle, пытаясь запланировать встречу, чем на то, чтобы встреча состоялась. Теперь он обратился к приложению Calendly для составления расписания, чтобы быть доступным, когда он нужен членам группы. Calendly имеет бесплатные и недорогие подписки (8-15 долларов США в месяц) и интегрируется с календарями Google, iCloud и Outlook, а также с программами для проведения встреч, такими как Zoom, Google Meet и Microsoft Teams, без ущерба для конфиденциальности. "Он интегрируется с моим календарем таким образом, что никто не видит, чем я занят в определенное время", - говорит Браун.
Пользователи могут создавать публичные страницы Calendly, которые позволяют любому, у кого есть ссылка, запросить встречу в заранее оговоренные временные блоки. Когда кто-то бронирует временной интервал, программа отправляет пользователю уведомление и обновляет его календарь. Пользователи также могут выбрать "секретные" мероприятия, которые доступны не для всех, например, раннее утро или поздний вечер для иностранных коллег. Браун зарезервировал одно из таких мест для докторантов, которым необходимо запланировать трехчасовые встречи по защите диссертации.
"Я предпочитаю встречаться с членами моей лаборатории, а не с другими людьми", - говорит Браун, и Calendly дает им возможность видеть его календарь и доступность.
Как и Браун, Герштейн ценит личное общение и сотрудничество в своей группе, которая работает над крупномасштабным анализом данных биосенсоров и носимых устройств. По его словам, это привлекает "закоренелых компьютерных гиков", поэтому он глубоко задумался над тем, как выманить их из-за экранов.
"Компьютеры теперь позволяют нам диктовать, писать и рисовать руками гораздо более спокойными и естественными способами", - говорит он. Герштейн кладет свой телефон на соседний стол, затем использует Google Recorder для записи дискуссий, а приложение (которое доступно только на телефонах Pixel) расшифровывает их в режиме реального времени. Расшифровка связана с аудиозаписью и может быть найдена по ключевым словам. Другое приложение для диктовки, известное как Rev, предлагает быструю ручную расшифровку за 1,25 доллара за минуту записи. Герштейн также использует приложение Grammarly для того, чтобы "перевести некачественную стенограмму из голоса в текст и быстро исправить текст".
Герштейн описывает использование его группой этих инструментов как возможность перейти от разговора к черновому варианту рукописи всего за несколько кликов. По его оценкам, эти инструменты вдвое сократили время, затрачиваемое на выполнение этой задачи.
Герштейн также изучил инструменты, которые в цифровой форме воспроизводят опыт ученых, собравшихся вместе перед классной доской. Одним из вариантов является функция Annotate от Zoom, которую он использовал во время удаленных совещаний как до, так и во время пандемии. Другой вариант - Rocketbook, многоразовый физический блокнот (16-45 долларов США) в паре с приложением для мобильного телефона, которое преобразует фотографии блокнотных каракулей, карикатур и диаграмм в цифровые файлы. И Rocketbook, и Google Lens используют оптическое распознавание символов для интерпретации почерка и перевода его в текст с возможностью поиска. "Таким образом я сэкономил тысячи листов бумаги", - говорит Герштейн.
Проведение инвентаризации
В Университете Нью-Мексико в Альбукерке иммунолог Ирен Салинас столкнулась с проблемой управления лабораторией, связанной с инвентаризацией. Сотрудники ее лаборатории были разочарованы неорганизованностью лабораторных поставок и хаотичностью цепочки поставок, усугубляемой перебоями во время пандемии. "У нас было бы миллион электронных писем о том, кто заказал, что пришло, кто получил, был ли это аликвот и где он хранится" - вспоминает Салинас. Ей нужен был способ отслеживать всю цепочку от момента заказа реагента до его окончательного хранения на полках лаборатории или в холодильниках и морозильниках. К счастью, одна из ее аспиранток была замужем за внештатным инженером-программистом, и он согласился разработать для них приложение и адаптировать его под их нужды.
Lab Inventory автоматизирует рабочий процесс, чтобы члены команды могли иметь доступ к заказам и проверять их в любой момент. Программа встраивает фотографии товаров и PDF-формы заказов, чтобы облегчить повторный заказ. Разработчик Кристиан Булло говорит, что создание подобных специализированных веб-приложений стоит $3,000-5,000 и занимает около месяца. По его словам, приложение подходит для лабораторий до 30 человек, но может быть расширено для более крупных групп.
Для лабораторий, чье оборудование пользуется большим спросом, Bookkit упрощает бронирование и управление оборудованием. "Bookkit - это как AirBnB для исследовательского оборудования", - говорит Раиф Юэчел, руководитель Центра цитомики в Университете Эксетера, Великобритания.
Когда более 40 человек пытаются получить доступ к 10 единицам оборудования, Юэчелу нужен был способ эффективного и контролируемого управления его использованием. С помощью Bookkit он может рекламировать оборудование и услуги, которые предоставляет его центр проточной цитометрии. Потенциальные клиенты, как внутренние, так и внешние, могут сразу забронировать место, если есть свободные места и у них есть разрешение, или они могут отправить запрос команде Юэчела. На информационной панели Bookkit Юэчел может видеть ежедневные, еженедельные или ежемесячные календари для всех приборов и контролировать доступ для каждого пользователя.
Юэчел получает доступ к Bookkit по подписке своего университета, но для отдельных академических групп доступен бесплатный вариант. Руководители групп могут каждый месяц составлять отчет, чтобы увидеть, кто, как часто и для каких проектов использовал каждую единицу оборудования, а также связанные с этим расходы. "Мы можем оптимально управлять ресурсами, отслеживая использование наших приборов", - говорит Юэчел.
Руководители должны найти цифровые инструменты, которые сделают их лаборатории более рациональными, эффективными и творческими. Приложения, способные выполнять эти задачи, по словам руководителей, стоят того, чтобы их освоить. При использовании собственного программного обеспечения, социальных сетей для информационно-просветительской работы и других инструментов исследователи могут устать от платформ, - говорит Леа. - Однако изучение нового программного обеспечения приносит радость и удовольствие, если оно облегчает вашу жизнь".
